POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS 

INSOVIVIENDA 

Dando cumplimiento a lo establecido en la ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto reglamentario 1377 de 2013, la Institución Social de Ayuda para Vivienda INSOVIVIENDA adopta la política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a las familias atendidas para que suministre sus datos  a la Institución Social de Ayuda para Vivienda INSOVIVIENDA, esta información será de uso confidencial y tratada con la mayor responsabilidad del caso para verificar los datos personales suministrados por los titulares, en cualquier medio de almacenamiento y reproducción físicos, mecánicos, digitales y que se usen en el presente o en el futuro para efectos del desarrollo de los estudios que deben ser efectuados por INSOVIVIENDA para determinar la viabilidad del otorgamiento del crédito. 

INSOVIVIENDA manifiesta que garantiza los derechos de privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares que atendemos, en el tratamiento de los datos personales bajo los principios de la legalidad, finalidad, libertad, transparencia, seguridad y confidencialidad. 

1. IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. 

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: La Corporación se denomina INSTITUCIÓN SOCIAL DE AYUDA PARA VIVIENDA y podrá usar también la sigla INSOVIVIENDA.    

La Corporación INSOVIVIENDA, es una persona jurídica de derecho privado de las reguladas por los artículos 633 a 652 del Código Civil Colombiano, el decreto 2150 de 1995 y las demás normas concordantes. Se constituye como una entidad sin ánimo de lucro, de carácter permanente, independiente, de carácter autónomo y de utilidad común.

DIRECCIÓN Y DOMICILIO:

DIR. DOMICILIO PRINCIPAL:   Carrera 49 52 170 OF 403 MUNICIPIO: MEDELLÍN, ANTIOQUIA, COLOMBIA

CORREO ELECTRÓNICO:  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.     

TELEFONO: 540 78 80 -  312 601 20 80

2. MARCO LEGAL.

          La presente política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, artículo 15. Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional. [1]

3. AMBITO DE APLICACIÓN. 

La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de INSOVIVIENDA cuyo titular sea una persona natural. 

4. DEFINICIÓN. 

Para el desarrollo de la política de protección de base de datos y en concordancia con la normatividad vigente, se adoptan las siguientes definiciones: [2] 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y crediticio). 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.  

Insovivienda aplicará los siguientes principios que se establecen a continuación, los cuales constituyen las pautas para la recolección, manejo, uso y tratamiento de datos personales:[3]

Principio de legalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales se fundamentará en lo establecido por la Ley y las demás disposiciones que la desarrollen. 

Principio de finalidad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales obedecerán a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular de los datos. 

Principio de libertad: La recolección, uso y tratamiento de datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. 

Principio de transparencia: En la recolección, uso y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

Principio de acceso y circulación restringida: La recolección, uso y tratamiento de datos sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la Ley y demás normas que la desarrollan. 

6. NATURALEZA DE LOS REGISTROS. 

Insovivienda de acuerdo a su objeto social recolecta información social y económica a través de todos sus canales de atención escritos, presenciales y telefónicos.  

7. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. 

El tratamiento de los datos personales por parte de Insovivienda tiene como finalidad: 

1. Identificar la necesidad de las familias atendidas y así orientarla en el proceso de mejoramiento de condiciones de hábitat. 
2. Recolectar y actualizar datos de las familias atendidas para el acompañamiento integral en la necesidad identificada. 
3. Velar por el uso adecuado de la información recolectada. 
4. Rendición de cuentas, uso, distribución e inversión de los recursos. 
5. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés ofrecidos por la corporación. 
6. Desarrollar la misión de Insovivienda conforme a sus estatutos. 
7. Cumplir todos sus compromisos contractuales. 
8. Capturar y actualizar los datos de las familias atendidas en las modalidades de atención y demás información recolectada en cumplimiento de la misión institucional. 
9. Medición de calidad e impacto de los servicios en la población objeto de atención. 
10. Promover el registro, uso adecuado, administración y veracidad de la información recolectada en los diferentes programas de atención. 
11. Conformar y mantener actualizado la información de grupos de interés y colaboradores. 

8. RESPECTO A LOS DATOS PERSONALES DE NUESTROS COLABORADORES 

1. Administrar y operar, directamente o con el apoyo de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la validación y verificación de las referencias y la información suministrada para los estudios de seguridad.
2. Administrar y operar los contratos laborales establecidos entre INSOVIVIENDA. y sus empleados, para las finalidades descritas en cada uno de dichos contratos, así como contratos por prestación de servicios por parte de las empresas temporales y los voluntarios que se vinculen a la entidad de manera independiente.
3. Llevar a cabo los trámites de afiliación y actualización de los deberes de seguridad social requeridos legalmente, tanto de los colaboradores como de sus familiares, tales como salud, pensión, administración de riesgos laborales, cajas de compensación etc.
4. Otorgar a los colaboradores internos beneficios laborales tales como; seguros, gastos médicos, dotaciones, y otras actividades. Dichos beneficios pueden ser suministrados a través de terceros contratados para tal fin, por esta razón la información será enviada a los mismos.
5. Ejecución y registro de actividades de formación, capacitación, solicitudes de apoyo académico de los colaboradores internos.
6. La información de los familiares de los colaboradores internos, incluyendo los hijos de los mismos, es utilizada con el objetivo de otorgar beneficios tales como subsidios de educación, solicitudes de apoyo académico, actividades recreativas, deportivas, etc.
7. Realizar, de forma periódica, exámenes médicos de control, a fin de mantener actualizada la historia laboral y el estado de salud de los colaboradores internos.
8. Llevar el registro de todas las actividades asociadas al sistema de seguridad y salud en el trabajo, tales como accidentes laborales, condiciones ergonómicas del puesto de trabajo, brigadas de emergencia, incapacidades médicas.
9. Conformación, actualización, revisión y manejo de la base de los Empleados de la Compañía. 

9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES. 

Según lo establecido en la normatividad vigente Insovivienda protege la información suministrada por las familias atendidas enfocada en pertenencia a grupos étnicos o indígenas, pertenencia política, situación económica, filosófica, entre otras, dejando claridad que en estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. [4] 

10. DERECHOS DE LOS NIÑOS NIÑAS Y ADOLESCENTES. 

En cumplimiento de las disposiciones contenidas Insovivienda garantizará que en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegura el respeto de los derechos fundamentales de los menores.  

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. 

11. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN. 

La información y datos personales que reúnan las condiciones establecidas por la ley y las demás normas que la desarrollan, podrán suministrarse a las siguientes personas: 

1. A los titulares o sus representantes legales.
2. las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden Judicial.
3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.  

12. DEBERES DE LA CORPORACIÓN COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 

INSOVIVIENDA utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. 

Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

Garantizar el ejercicio efectivo del hábeas data. 

Proteger y conservar la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales.

Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de la información otorgada.  

Conservar la información bajo condiciones de seguridad para evitar consultas no autorizadas. 

Actualizar información cuando sea necesaria y velar por su uso adecuado. 

Permitir acceso a la información solo a las personas autorizadas. 

13. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO. 

La recolección, almacenamiento y uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Insovivienda, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. 

Hay algunas excepciones en casos expresamente autorizados por la ley como: 

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  

Manifestación de la autorización 

La autorización a Insovivienda para el tratamiento de los datos personales será otorgada por: 

1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la corporación.
2. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 

Medios para otorgar la autorización

Insovivienda obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. 

La autorización será solicitada por Insovivienda de manera previa al tratamiento de los datos personales.          

           Prueba de la autorización. 

Insovivienda conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo la información.  

          Revocatoria de la autorización. 

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a Insovivienda para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la eliminación de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. 

14. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. 

En atención y de conformidad con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos: 

1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a Insovivienda en su condición de responsable del tratamiento.
2. Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada Insovivienda, en su condición de Responsable del Tratamiento. 
3. A recibir información por parte de Insovivienda previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 
4. Atender las quejas o reclamos realizados por el titular de la información dentro del procedimiento, claridad y tiempos de respuesta. 
5. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento. 
6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.  

15. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD. 

Insovivienda bajo sus principios adoptará las medidas humanas y administrativas para la protección de la información de las familias atendidas evitando acceso no autorizado a la información.

Los titulares, o sus sucesores podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.

Insovivienda garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Insovivienda adoptara las siguientes reglas para su cumplimiento:

1. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
2. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se tienen establecidos.
3. En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El Titular o sus sucesores que consideren que la información contenida en una Base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento , canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en Seguridad de la información y medidas de seguridad y que ejercerá la función de protección de datos personales en Insovivienda.  Insovivienda adoptara las siguientes reglas para su cumplimiento:

Contenido: 

1. Identificación del     titular del    
2. Descripción precisa         de      los     hechos         que    dan    lugar  al reclamo.
3. Datos de      notificación, dirección      física   y/o     electrónica.
4. Los demás documentos que    se       quiera hacer 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, el Departamento Administrativo de la Función Pública informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

18. TRASFERENCIA E INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON TERCEROS. 

Insovivienda, exclusivamente para el desarrollo de sus funciones y de acuerdo a su objeto social podrá trasmitir información a las entidades con quienes se haga convenio para atender familias en el tema de mejoramiento de condiciones de hábitat.  

19. ENTRADA EN VIGENCIA. 

La presente política de Tratamiento de Datos Personales fue creada el 27 de abril de 2017 y entro en vigencia a partir de la fecha.

 

[1] Departamento de Función Pública. (2016). Instructivo de la Política para el Tratamiendo de Datos Personales. Obtenido de Instructivo de la Política para el Tratamiendo de Datos Personales: http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1512450/InstructivoPolitica_Datos.pdf/f7d7cbe2-6739-46de-9f76-ee147cf1aa60. 

[2]Republíca de Colombia. (27 de Abril de 2017). Ley Estatutaria 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013. Obtenido de Ley Estatutaria 1581 de 2012, del Decreto 1377 de 2013: https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-4274_documento.pdf

 [3] Departamento de Función Pública. (2016). Instructivo de la Política para el Tratamiendo de Datos Personales. Obtenido de Instructivo de la Política para el Tratamiendo de Datos Personales: http://www.funcionpublica.gov.co/documents/418537/1512450/InstructivoPolitica_Datos.pdf/f7d7cbe2-6739-46de-9f76-ee147cf1aa60 

[4] Ministerío de Comercio, I. y. (27 de Abril de 2017). Decreto 1074 del 25 de Mayo de 2015 . Obtenido de Decreto 1074 del 25 de Mayo de 2015 : http://wp.presidencia.gov.co/sitios/normativa/decretos/2015/Decretos2015/DECRETO%201074%20DEL%2026%20DE%20MAYO%20DE%202015.pdf